Umstieg auf Cloud-Telefonie: Hauptapotheke und Filiale ohne Ausfall

Der reibungslose Wechsel zur Placetel‑Cloudtelefonie in Ihrer Apotheke

Wenn eine Apotheke ihre Telefonanlage modernisiert, bedeutet das vor allem eines: Es darf keinen einzigen Ausfall geben. Die Kommunikation ist für den laufenden Betrieb essenziell – für Patientinnen und Patienten, für Arztpraxen, Lieferanten, Großhändler und die gesamte interne Organisation. Genau deshalb möchten wir in diesem Erfahrungsbericht schildern, wie wir in einer Hauptapotheke und ihrer Filiale die komplette Telefonie auf Placetel umgestellt haben: ohne Downtime, mit klarer Vorbereitung, persönlicher Note und spürbaren Verbesserungen im Alltag. Einen Überblick über Funktionen und Ablauf finden Sie auf unserer Seite zur Telefonanlage für Apotheken.

Moderne Cloud‑Telefonie bringt Flexibilität, Stabilität, digitale Zusatzfunktionen und vor allem eine Entkopplung von klassischen Internetanbietern. Für uns war das ein entscheidender Faktor. Placetel bietet alle notwendigen Funktionen dafür: Zeitpläne, umfangreiche Ansagenverwaltung, Fax2Mail/Mail2Fax, einfache Verwaltung von Endgeräten, Routing‑Optionen, flexible Mobilfunk‑Einbindung und vieles mehr.

Warum Placetel

Der wichtigste Grund war: Stabilität bei gleichzeitiger Flexibilität. In einer der beiden Apotheken gab es über längere Zeit massive Probleme mit der Telefonie des bisherigen Internetanbieters. Die Ausfälle waren nicht mehr tragbar – weder für die Erreichbarkeit noch für das professionelle Erscheinungsbild der Apotheke.

Placetel arbeitet vollständig cloudbasiert und benötigt nur eine funktionierende Internetverbindung. Wie genau diese hergestellt wird – ob per Kabel, DSL oder Mobilfunk – spielt keine Rolle. Genau das ermöglicht die Entkopplung von der Telefonie des Internetanbieters. Wir haben uns daher für einen LTE/5G‑Router als Fallback entschieden: Fällt die Leitung aus, springt automatisch der Mobilfunk ein und die Apotheke bleibt erreichbar.

Weitere Vorteile sind:

• Keine lokale TK‑Hardware notwendig
• Sehr schnelle und flexible Einrichtung
• Klare Zeitsteuerungen für unterschiedliche Betriebszustände
• Einfache Verwaltung von Ansagen
• Fax vollständig digitalisiert
• Attraktive Preisstruktur

Zwei Standorte – unterschiedliche Problemstellungen, gleiche Anforderungen

Vor dem Wechsel verwendeten beide Apotheken klassische Telefonanlagen. Beide Lösungen waren in die Jahre gekommen:

• Hauptapotheke: Stabil, aber funktional begrenzt
• Filiale: Regelmäßige Telefonie‑Ausfälle durch den Internetanbieter

Die Anforderungen beider Standorte:

• 3 DECT‑Geräte pro Standort
• 2 Tischtelefone pro Standort
• Möglichkeit für Fax‑Empfang
• Notdienstlogik
• Zuverlässige Erreichbarkeit – auch bei Internetausfällen

Mit Placetel konnten wir all diese Punkte abdecken, ohne lokale Infrastruktur zu benötigen. Die gesamte Konfiguration läuft zentral in der Cloud.

Eine Anlage, die wir vollständig im Voraus konfigurieren konnten

Damit am Tag der Umstellung alles reibungslos läuft, haben wir die gesamte Anlage vorab eingerichtet:

• Geräte angelegt (DECT, Tischtelefone, Softphones)
• Nebenstellen vergeben
• Zeitpläne definiert
• Ansagen hochgeladen
• Fax2Mail eingerichtet
• Notdienst‑Szenarien hinterlegt

Diese Möglichkeit, die komplette Telefonie schon vor dem eigentlichen Wechsel betriebsbereit zu machen, ist einer der größten Vorteile der Lösung. Am Umschalttag wird dann nur noch die Portierung aktiv – die Anlage selbst steht bereits komplett.

Menschliche Telefonansagen für eine persönliche Apotheke

Viele Telefonansagen klingen unpersönlich. Wir wollten bewusst das Gegenteil: eine menschliche, vertraute Stimme, die Anrufer sofort abholt. Deshalb hat eine Mitarbeiterin der Apotheke alle Ansagen selbst eingesprochen.

Der Begrüßungstext lautet:

„Herzlich Willkommen in der XY‑Apotheke. Wenn Sie ein Arzneimittel vorbestellen wollen, können Sie dies einfach über unseren Onlineshop unter www.xy‑apotheke.de machen. Wenn Sie weitere Fragen haben, bleiben Sie gerne in der Leitung, der nächste freie Mitarbeiter wird gleich bei Ihnen sein.“

Dadurch wird der direkte, persönliche Stil der Apotheke konsequent fortgeführt – ein wichtiger Faktor für das Kundenerlebnis. Weitere Mustertexte für Öffnungszeiten, Mittagspause und Notdienst finden Sie in unserem Ratgeber Ansagen für die Apotheke.

Zeitsteuerung: Automatisiert, zuverlässig und genau auf Apothekenlogik abgestimmt

Placetel erlaubt sehr präzise Zeitsteuerungen für unterschiedliche Tages- und Betriebszustände. Wir haben drei Hauptszenarien abgebildet:

1. Geschlossen außerhalb der Öffnungszeiten (19:00–08:00)

Der Anrufer hört automatisch eine Ansage, die:

• über die Schließung informiert
• die Öffnungszeiten nennt
• auf E‑Mail oder Online‑Kontakt verweist

2. Mittagspause (13:00–14:00)

Auch hier gibt es eine klare Ansage:
„Wir haben aktuell geschlossen …“

Die Erfahrung zeigt: Gerade in Apotheken ist es wichtig, diese Zeiten zuverlässig abzubilden, ohne dass das Team manuell eingreifen muss.

3. Notdiensttag

Die besondere Notdienstlogik lautet:

• Der Anrufer hört: „Heute haben wir Notdienst und die Apotheke ist geöffnet.“
• Der Anrufer kann bei Fragen zu Medikamenten in der Leitung bleiben
• Danach erfolgt automatische Weiterleitung an das Team

Damit wirkt die Notdienstbetreuung klar, verbindlich und gleichzeitig persönlich.

Bewusste Entscheidung: Kein Tastenmenü

Auch wenn Placetel eine Vielzahl an Optionen für IVR‑Menüs und komplexere Anrufsteuerungen bietet, hat sich die Apotheke bewusst gegen ein Tastenmenü entschieden und diese Entscheidung ist absolut nachvollziehbar.

Der Grund:
Eine Apotheke lebt von persönlicher, direkter Kommunikation – nicht von Callcenter‑Strukturen. Der Anrufer soll immer möglichst schnell bei einem Menschen landen.

Fax2Mail: Endlich ein digitaler Prozess

Fax gehört in vielen Apotheken weiterhin zum Alltag. Mit Placetel haben wir es vollständig digitalisiert:

• Eingehende Faxe werden als E‑Mail zugesendet
• Keine Papierstapel mehr
• Volltextsuche im Postfach
• Einfache Weiterleitung
• Kein „Fax hängt fest“ oder „Toner ist leer“

Der Versand erfolgt einfach per E‑Mail – PDF anhängen, Fax‑PIN setzen, Zielnummer angeben.
Damit ist das Faxen kein Störfaktor mehr, sondern ein effizienter digitaler Prozess.

Portierung: sauber, komplett, ohne Risiken – aber mit Vorlauf

Die Portierung aller Rufnummern verlief unkompliziert. Wichtig ist der Zeitfaktor:

• 2–3 Wochen Vorlauf sollten eingeplant werden
• Es wurden alle Nummern der Apotheke portiert
• Der Internetvertrag blieb unverändert bestehen
• Durch Rufumleitung kommt es am Tag der Umstellung zu keinerlei Unterbrechungen

Durch die vorherige Konfiguration liefen alle Systeme sofort weiter und der Prozess war von außen nicht zu merken.

Der entscheidende Vorteil: LTE/5G‑Fallback

Der Wechsel befreit die Apotheke von der Abhängigkeit zum Internetanbieter. Ein LTE/5G‑Router stellt sicher, dass die Telefonie immer weiterläuft, selbst wenn:

• die DSL‑Leitung ausfällt
• der Anbieter Störungen hat
• es Bauarbeiten in der Straße gibt

Für Apotheken, die zwingend erreichbar sein müssen, ist dieser Punkt Gold wert. Warum LTE/5G an vielen Standorten sogar die bessere Hauptleitung ist, zeigt unser Ratgeber LTE-Backup für die Apotheke.

Die wirtschaftlichen Ergebnisse

Nach einigen Wochen Betrieb zeigt sich ein klares Bild:

• In der Filiale wurden die Kosten um ca. 20 % reduziert
• In der Hauptapotheke blieben die Kosten gleich – jedoch bei deutlich höherem Funktionsumfang
• Die Ausfallzeiten sind massiv zurückgegangen
• Besonders der problembehaftete Standort profitiert von der stabilen Cloudbasis

Das zeigt: Moderne Telefonie lohnt sich nicht nur organisatorisch, sondern auch wirtschaftlich.

Häufige Fragen zur Umstellung

War die Apotheke am Umstellungstag erreichbar?

Ja. Die Anlage war vorab vollständig eingerichtet, am Umschalttag wurde nur die Portierung aktiv. Durch Rufumleitung ging kein Anruf verloren – es gab keinen einzigen Ausfall.

Wie viel Vorlauf braucht die Portierung der Rufnummern?

2–3 Wochen. Es wurden alle Nummern der Apotheke portiert, der Internetvertrag blieb unverändert bestehen.

Was passiert, wenn das Internet ausfällt?

Ein LTE/5G‑Router springt automatisch ein, und die Telefonie läuft weiter. Mehr dazu in unserem Ratgeber LTE-Backup für die Apotheke.

Steht weiterhin eine Telefonanlage im Technikraum?

Nein. Die gesamte Konfiguration liegt in der Cloud, lokale TK‑Hardware ist nicht mehr nötig.

Wer hat die Ansagen eingesprochen?

Eine Mitarbeiterin der Apotheke hat alle Ansagen selbst eingesprochen – bewusst, damit sie persönlich klingen. Mustertexte finden Sie in unserem Ratgeber Ansagen für die Apotheke.

Gibt es ein Tastenmenü?

Nein. Die Apotheke hat sich bewusst dagegen entschieden, damit Anrufer schnell bei einem Menschen landen.

Was hat die Umstellung wirtschaftlich gebracht?

In der Filiale sanken die Kosten um rund 20 %. In der Hauptapotheke blieben sie gleich, bei deutlich größerem Funktionsumfang. Die Ausfallzeiten sind massiv zurückgegangen.

Zusammengefasst: Eine echte Modernisierung – spürbar, nachhaltig und risikofrei

Die Umstellung auf Placetel hat für beide Apotheken klare Vorteile gebracht:

• Kein einziger Ausfall am Umstellungstag
• Deutliche Stabilitätsgewinne
• Kostensenkung in einer Filiale
• Flexible, anpassbare Telefonie
• Persönliche Ansagen statt Callcenter‑Gefühl
• Fax vollständig digitalisiert
• Erreichbarkeit auch bei Internetausfällen
• Zukunftssicherheit durch cloudbasierte Struktur

Für Apotheken, die ihre Telefonie modernisieren möchten, ist Placetel aus unserer Sicht eine starke, zuverlässige und praxisnahe Lösung, die sofort im Alltag spürbar wird.

Fragen?

Sie überlegen, Ihre Telefonanlage in der Apotheke zu modernisieren? Sie interessieren sich für einen möglichen Umstellungsprozess in Ihrer Apotheke? Oder Sie haben noch allgemein Fragen zu IP-Telefonie? Dann kontaktieren Sie uns gerne.

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