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Warum gute Ansagen das Team entlasten
Ein großer Teil der Anrufe in der Apotheke dreht sich um dieselben Fragen: Haben Sie geöffnet? Wann ist Mittagspause? Haben Sie heute Notdienst? Jeder dieser Anrufe holt jemanden aus dem Handverkauf ans Telefon – oft für eine Antwort, die eine gute Ansage genauso geben könnte.
Durchdachte Ansagen sorgen dafür, dass Anrufer diese Informationen sofort bekommen. Wer darüber hinaus Fragen hat, landet trotzdem schnell bei einem Menschen. Das spart Zeit im Team und wirkt professionell.
So klingt eine gute Ansage
- Das Wichtigste zuerst: Name der Apotheke und die Information, um die es geht – geöffnet, geschlossen, Notdienst.
- So kurz wie möglich: Anrufer wollen eine Antwort, keine Durchsage. Alles, was nicht gebraucht wird, fällt weg.
- Persönlich statt Callcenter: Eine vertraute Stimme aus dem Team passt besser zur Apotheke als eine anonyme Computerstimme.
- Kein Tastenmenü: In der Apotheke wollen Anrufer schnell mit einem Menschen sprechen. „Drücken Sie die 1“ kostet Zeit und Geduld.
- Eine Stimme für alle Ansagen: Das wirkt einheitlich und wiedererkennbar.
- Aktuell halten: Geänderte Öffnungszeiten oder Feiertage gehören sofort in die Ansage.
Mustertexte für Ihre Apotheke
Die folgenden Texte können Sie direkt übernehmen. Die Angaben in eckigen Klammern ersetzen Sie durch Ihre eigenen.
Begrüßung während der Öffnungszeiten
„Herzlich willkommen in der [Name der Apotheke]. Wenn Sie ein Arzneimittel vorbestellen möchten, können Sie das auch bequem online unter [Adresse Ihres Onlineshops] tun. Bei allen anderen Fragen bleiben Sie bitte in der Leitung – der nächste freie Mitarbeiter ist gleich für Sie da.“
Außerhalb der Öffnungszeiten
„Herzlich willkommen in der [Name der Apotheke]. Wir haben gerade geschlossen. Sie erreichen uns [Öffnungszeiten, z. B. montags bis freitags von 8 bis 19 Uhr und samstags von 8 bis 13 Uhr]. Die nächste dienstbereite Apotheke erfahren Sie kostenlos aus dem Festnetz unter 0800 00 22 8 33, vom Handy unter 22 8 33 oder im Internet unter aponet.de.“
Mittagspause
„Herzlich willkommen in der [Name der Apotheke]. Wir sind gerade in der Mittagspause und ab [Uhrzeit] wieder für Sie da. Vielen Dank für Ihr Verständnis.“
Feiertag
„Herzlich willkommen in der [Name der Apotheke]. Heute ist Feiertag, deshalb haben wir geschlossen. Ab [Tag] sind wir wieder zu den gewohnten Zeiten für Sie da. Die nächste dienstbereite Apotheke erfahren Sie kostenlos aus dem Festnetz unter 0800 00 22 8 33, vom Handy unter 22 8 33 oder im Internet unter aponet.de.“
Der Hinweis auf den Apotheken-Notdienstfinder hilft Anrufern, wenn Ihre Apotheke geschlossen hat. Aus dem deutschen Festnetz ist die Nummer kostenlos, vom Handy kostet der Anruf höchstens 69 Cent pro Minute.
Praxistipp: Die Notdienst-Ansage
An Notdiensttagen klingelt das Telefon besonders oft – und viele Anrufer wollen nur eines wissen: „Haben Sie heute Notdienst?“ Genau diese Frage beantwortet eine eigene Notdienst-Ansage, bevor jemand abheben muss:
„Herzlich willkommen in der [Name der Apotheke]. Heute haben wir Notdienst und sind für Sie da – kommen Sie gern vorbei. Wenn Sie Fragen zu Ihren Medikamenten haben, bleiben Sie bitte in der Leitung, wir sind gleich für Sie da.“
Wer nur wissen wollte, ob die Apotheke Notdienst hat, legt nach der Ansage zufrieden auf und kommt vorbei. Wer eine echte Frage hat, bleibt in der Leitung und wird danach automatisch zum Team durchgestellt. So sinkt die Zahl der Anrufe, die nur die Notdienst-Frage stellen – und das Team hat mehr Zeit für die Kundschaft vor Ort.
Automatisch umschalten statt Handarbeit
Die beste Ansage nützt nichts, wenn jemand daran denken muss, sie umzustellen. Mit einer Cloud-Telefonanlage wie Placetel laufen Ansagen über Zeitpläne: Öffnungszeiten, Mittagspause, Feierabend und Notdiensttage werden einmal hinterlegt, danach schaltet die Anlage selbstständig um – ohne dass das Team eingreifen muss.
Wie das in einer Hauptapotheke mit Filiale umgesetzt wurde, zeigt unser Praxisbericht Umstieg auf Cloud-Telefonie. Alle Funktionen im Überblick finden Sie auf unserer Seite zur Telefonanlage für Apotheken.
Selbst aufnehmen oder fertige Ansagen nutzen
Für die Ansagen gibt es zwei Wege:
- Frei aufnehmen: Jemand aus Ihrem Team spricht die Ansagen selbst ein. Das klingt nach Ihrer Apotheke und schafft Vertrauen.
- Vorgefertigte Ansagen nutzen: Wir stellen passende, fertige Ansagen bereit – ideal, wenn es schnell gehen soll oder niemand selbst sprechen möchte.
Gerne stellen wir alles für Sie ein: Ansagen, Zeitpläne und Notdienst-Logik.
Häufige Fragen
Wie lang sollte eine Ansage sein?
So kurz wie möglich. Name der Apotheke, die wichtigste Information und gegebenenfalls ein Hinweis, wie es weitergeht – mehr braucht es nicht.
Braucht die Apotheke ein Tastenmenü?
In der Regel nicht. Anrufer möchten schnell mit einem Menschen sprechen. Eine klare Ansage mit „bleiben Sie in der Leitung“ ist meist die bessere Lösung.
Wer spricht die Ansagen ein?
Entweder jemand aus Ihrem Team – oder Sie nutzen unsere vorgefertigten Ansagen.
Muss das Team die Ansagen selbst umschalten?
Nein. Mit Zeitplänen schaltet die Anlage automatisch zwischen Öffnungszeiten, Mittagspause, Feierabend und Notdienst um.
Was gehört in die Ansage, wenn die Apotheke geschlossen hat?
Ihre Öffnungszeiten und der Hinweis auf den Apotheken-Notdienstfinder: 0800 00 22 8 33 aus dem Festnetz, 22 8 33 vom Handy oder aponet.de im Internet.
Können Sie die Ansagen für uns einrichten?
Ja. Wir richten Ansagen, Zeitpläne und die Notdienst-Logik für Sie ein – mit Ihren eigenen Aufnahmen oder mit unseren vorgefertigten Ansagen.
Zusammengefasst
Gute Ansagen beantworten die häufigsten Fragen, bevor jemand abheben muss: geöffnet oder geschlossen, Mittagspause, Notdienst. Kurz, persönlich und ohne Tastenmenü – und mit Zeitplänen, die automatisch umschalten.
Sie möchten Ihre Ansagen und Ihre Telefonie modernisieren? Sprechen Sie uns an – gerne stellen wir als Placetel Gold-Partner alles für Sie ein.
